Doanh nghiệp gửi hàng xe tải ghép: hợp đồng và hóa đơn VAT thế nào?

Gửi hàng bằng xe tải ghép tại LADA Express, doanh nghiệp vẫn ký được hợp đồng vận chuyển và nhận hóa đơn VAT như thuê nguyên chuyến; điều kiện cụ thể (ngưỡng ký hợp đồng, kỳ xuất hóa đơn) theo chính sách hiện hành, nhân viên xác nhận khi báo giá. Bài này dành cho kế toán và phòng mua hàng: cần giấy tờ gì, quy trình lấy hóa đơn ra sao, và bộ chứng từ nào đủ để hạch toán chi phí vận chuyển.

• Hóa đơn VAT: hóa đơn điện tử, xuất theo chính sách hiện hành của LADA — báo thông tin xuất hóa đơn ngay khi đặt để được hướng dẫn kỳ xuất.
• Hợp đồng: khách gửi định kỳ có thể đề nghị ký hợp đồng nguyên tắc — điều kiện về sản lượng, tần suất do bộ phận phụ trách khách doanh nghiệp tư vấn.
• Đối soát công nợ: hình thức thanh toán và đối soát theo kỳ cho khách doanh nghiệp theo chính sách hiện hành — hỏi rõ khi ký.

Vì sao nhiều doanh nghiệp ngại xe ghép — và điều đó đúng đến đâu

Nỗi ngại có thật: thuê xe lẻ ngoài bãi thường chỉ có tin nhắn báo giá, không hợp đồng, không hóa đơn — kế toán phải hợp thức chi phí bằng bảng kê, vừa rủi ro thuế vừa mất công. Nhưng đó là vấn đề của việc thuê xe không có pháp nhân, không phải của mô hình xe ghép.

LADA Express là doanh nghiệp vận tải có pháp nhân, trụ sở tại  Hà Nội: mỗi lô hàng đều có vận đơn, có biên nhận, và xuất được hóa đơn VAT cho đúng dịch vụ đã cung cấp. Gửi ghép hay bao xe chỉ khác cách tính cước — chứng từ như nhau.

Khi nào cần hợp đồng, khi nào vận đơn là đủ

• Gửi lẻ, phát sinh theo chuyến: vận đơn + biên nhận + hóa đơn VAT theo đơn là bộ chứng từ thông dụng để hạch toán, theo quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ và chi phí được trừ — kế toán đối chiếu thêm với yêu cầu nội bộ của công ty mình.
• Gửi định kỳ (hàng tuần, hàng tháng), gửi cho hệ thống đại lý: nên ký hợp đồng nguyên tắc — chốt đơn giá, lịch nhận hàng, trách nhiệm bồi thường, kỳ đối soát và kỳ xuất hóa đơn một lần, các chuyến sau chỉ cần đặt lịch. Cách vận hành chi tiết: xem bài "Gửi hàng định kỳ cho đại lý tỉnh".

Điều khoản doanh nghiệp nên đọc kỹ trước khi ký với bất kỳ nhà vận chuyển nào: mức bồi thường tối đa và cách khai giá trị hàng; phụ phí (bốc xếp, chờ, lên tầng) tính thế nào; thời hạn khiếu nại; và kỳ đối soát công nợ.

Bộ chứng từ một lô hàng gửi LADA

Hàng đi đường cần kèm chứng từ gì để qua kiểm tra (hóa đơn hàng hóa, phiếu xuất kho).

Quy trình lấy hóa đơn VAT tại LADA

1. Báo thông tin xuất hóa đơn (tên công ty, MST, email nhận hóa đơn điện tử) khi tạo đơn, hoặc báo tổng đài 1900.633.658 / Zalo OA.
2. LADA xuất hóa đơn điện tử theo kỳ xuất của chính sách hiện hành — nhân viên báo rõ thời điểm xuất khi doanh nghiệp đăng ký thông tin.
3. Hóa đơn gửi về email; sai thông tin thì báo điều chỉnh sớm nhất có thể — thời hạn và cách điều chỉnh theo quy định hiện hành về hóa đơn điện tử.