Gửi hàng định kỳ cho đại lý tỉnh: quy trình bàn giao, biên bản và đối soát để không thất thoát

Bài này dành cho doanh nghiệp, nhà phân phối đang gửi hàng lặp lại cho đại lý ở tỉnh — mỗi tuần vài chục kiện, mỗi tháng vài tấn — và muốn việc đó chạy như một quy trình chứ không phải mỗi lần một cuộc gọi. Dưới đây là cách tổ chức lịch, bàn giao, biên bản và đối soát mà LADA Express đang áp dụng với khách doanh nghiệp.

Tóm tắt: cố định lịch gửi → chuẩn hóa nhãn kiện → biên bản bàn giao có ký hai bên → theo dõi bằng mã vận đơn → đối soát một lần mỗi kỳ (tuần hoặc tháng, thống nhất khi ký) kèm hóa đơn VAT.

Vì sao gửi định kỳ khác gửi lẻ

Gửi lẻ, sai một kiện là một cuộc gọi. Gửi định kỳ, sai một kiện mỗi tuần là 50 cuộc gọi một năm và một đại lý mất kiên nhẫn. Ba chỗ hay hỏng: (1) không ai ký nhận số kiện lúc bàn giao, (2) nhãn kiện ghi tay, thiếu mã, (3) cuối tháng kế toán hai bên không khớp số đơn và số tiền.

Xe tải ghép phù hợp với gửi định kỳ vì hàng của doanh nghiệp đi đều theo tuyến cố định; ghép cùng chuyến với chủ hàng khác giúp giữ cước ổn định mà không phải bao xe khi hàng chưa đầy. Doanh nghiệp gửi đều với sản lượng tháng ổn định được LADA áp dụng đơn giá riêng và công nợ theo chính sách khách doanh nghiệp hiện hành — ngưỡng sản lượng cụ thể hỏi phụ trách khách doanh nghiệp qua 1900.633.658.

Quy trình 5 bước

Bước 1 — Chốt lịch và tuyến cố định

Thống nhất với LADA: ngày gửi trong tuần, giờ xe đến kho, tuyến và đại lý nhận. Ví dụ: thứ 3 và thứ 6, xe đến kho Hà Nội theo khung giờ đã hẹn, đi Thanh Hóa, giao theo lịch xe của tuyến. Lịch cố định giúp LADA giữ chỗ trên xe cho quý doanh nghiệp; hàng vượt kế hoạch nên báo trước càng sớm càng tốt — tốt nhất là từ hôm trước — để điều phối xếp thêm chỗ.

Bước 2 — Chuẩn hóa kiện và nhãn

Mỗi kiện một nhãn in: tên đại lý nhận, mã đơn nội bộ của doanh nghiệp, số thứ tự kiện/tổng kiện (3/12), cân nặng. LADA dán thêm mã vận đơn khi nhận. Kiện cùng đại lý quấn màng co thành một khối, hoặc đặt pallet khi số kiện nhiều tới mức đếm tay dễ sai hoặc tổng khối nặng quá sức bốc tay — xem bài Pallet hóa hàng nhiều kiện (W2-22).

Bước 3 — Biên bản bàn giao có ký hai bên

Khi xe đến kho, nhân viên kho và tài xế/nhân viên LADA đếm kiện, cân hoặc đo, ghi vào biên bản bàn giao: ngày giờ, biển số xe, số kiện, tổng kg/khối, tình trạng bao bì, mã vận đơn, chữ ký hai bên. Một bản lưu kho, một bản đi cùng hàng. Mẫu biên bản bàn giao LADA đang dùng sẽ đăng ở bài Mẫu biên bản bàn giao (W4-08); trong lúc chờ, quý doanh nghiệp có thể xin mẫu qua phụ trách khách doanh nghiệp.

Đây là bước hay bị bỏ vì "quen rồi". Chính lúc quen là lúc mất kiện không ai chứng minh được.

Bước 4 — Theo dõi bằng mã vận đơn, không bằng điện thoại

Mỗi đơn có mã trên App LADA và website; kế toán doanh nghiệp xuất danh sách đơn theo tháng thay vì gọi hỏi từng đơn. Đại lý nhận hàng ký nhận trên biên bản giao; nếu doanh nghiệp cần ảnh giao hàng kèm theo đơn, thống nhất với LADA ngay từ khi chốt lịch. Trạng thái đơn và cách đọc: bài W1-17.

Bước 5 — Đối soát và hóa đơn

Cuối mỗi kỳ đối soát (tuần hoặc tháng, thống nhất khi ký), LADA gửi bảng kê: mã đơn, ngày, đại lý, kg/khối, cước, phụ phí, COD (nếu có). Doanh nghiệp đối chiếu với biên bản bàn giao trong thời hạn phản hồi đã thống nhất; khớp thì xuất một hóa đơn VAT gộp. Số ngày công nợ ghi trong hợp đồng theo chính sách khách doanh nghiệp hiện hành.

Bảng kiểm trước mỗi lần gửi

• Lịch xe đã xác nhận (ngày, giờ, biển số).
• Nhãn kiện in đủ: đại lý, mã đơn, số kiện, cân.
• Kiện dễ vỡ có dấu và bọc riêng.
• Biên bản bàn giao in sẵn 2 bản.
• Danh sách đại lý nhận kèm số điện thoại người nhận cập nhật.

Ba tình huống thường gặp và cách xử lý

Đại lý báo thiếu kiện. Đối chiếu biên bản bàn giao (số kiện lúc gửi) với biên bản giao (số kiện lúc nhận). Nếu thiếu ở khâu LADA, xử lý theo chính sách đền bù hiện hành, thời hạn giải quyết nhân viên thông báo khi tiếp nhận; nếu số kiện khớp lúc bàn giao, lỗi nằm ở khâu đóng gói/kho gửi.

Hàng tăng đột biến trước mùa. Báo trước sớm nhất có thể — lý tưởng là ngay khi có kế hoạch bán hàng mùa — để LADA ghép thêm chuyến hoặc chuyển sang bao xe; so sánh chi phí ghép và bao xe: bài W1-13.

Đại lý đổi địa chỉ, đổi người nhận. Cập nhật trên đơn trước giờ xe xuất; sau khi xe chạy, đổi địa chỉ giao có thể phát sinh phí theo bảng phụ phí hiện hành — nhân viên báo trước khi thực hiện.

Từ thực tế làm việc với khách gửi định kỳ, ba điều đáng nhắc lại: thất thoát gần như luôn bắt đầu từ lần bỏ biên bản "cho nhanh"; đối soát lệch thường do phụ phí phát sinh (lên tầng, chờ bốc xếp) không được ghi ngay lúc giao — hãy yêu cầu ghi vào biên bản giao; và cách sửa đơn giản nhất là một người ở mỗi bên chịu trách nhiệm đối soát, không để ai cũng gọi.

Doanh nghiệp cần tuyến gửi hàng định kỳ cho đại lý — gọi 1900.633.658 hoặc gửi form doanh nghiệp (tuyến, tần suất, sản lượng/tháng, người liên hệ) để nhận lịch xe và bảng giá theo tuyến. Xem trang tuyến: Hà Nội – Thanh Hóa · Hà Nội – Thái Nguyên · Vận chuyển hàng cồng kềnh liên tỉnh.